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Secretária Executiva
About The Position
O Centro de Ciência (CCL) é uma instituição pública, vinculada ao Ministério do Ensino Superior, Ciência, Tecnologia e Inovação (MESCTI). Situado na baixa de Luanda, o CCL resulta da reconversão da antiga Fábrica de Sabão de Luanda situada na Marginal 4 de Fevereiro e possui cerca de 10.000 m², sendo 6.000 m² de área expositiva. O objectivo principal consiste em elevar a cultura científica da população, em geral, e de crianças e jovens, em particular, por via da massificação do conhecimento científico e tecnológico. Além das exposições, o Centro de Ciência de Luanda conta também com uma cozinha-laboratório, um Planetário, um Auditório, um Borboletário, programação por Vídeo-mapping na fachada do edifício, uma loja, uma cafeteria e espaço de estacionamento.
Neste momento estamos a recrutar uma Secretária Executiva.
A posição requer extensiva experiência em assitência executiva e gestão. A pessoa selecionada deverá dar suporte administrativo e executivo de alto nível à direção, facilitando a gestão de tarefas diárias, organização de agendas e acompanhamento de correspondência e documentação, de forma a garantir o bom funcionamento e a optimização dos processos administrativos e gerenciais.
Principais Responsabilidades da Função:
- Organizar e gerir a agenda da direção/executivos, garantindo a marcação e organização de reuniões, compromissos e viagens;
- Priorizar e reorganizar compromissos quando necessário;
- Preparar a documentação necessária para reuniões (atas, apresentações, relatórios);
- Registar e elaborar atas das reuniões;
- Acompanhar os prazos e decisões estabelecidas;
- Receber, filtrar e encaminhar chamadas telefónicas, e-mails e correio;
- Redigir, rever, editar e formatar correspondência;
- Organizar a logística de viagens, incluindo reservas de voos, hotéis e transporte;
- Gerir o registo e controlo de despesas;
- Monitorar pagamentos e reembolsos;
- Preparar relatórios de despesas;
- Apoiar na elaboração de orçamentos;
- Facilitar a comunicação entre a direção e outros departamentos da empresa;
- Assegurar o seguimento e conclusão de projectos ou pedidos da direção junto às outras equipas;
- Coletar e auxiliar a revisão de documentos e relatórios produzidos pelas equipas/departamentos;
- Assistir a manutenção e ampliação da rede de parceiros estratégicos;
- Gerenciar os convites e RSVP de parceiros estratégicos;
- Recepcionar e dar especial atenção aos convidados;
- Organizar e manter arquivos físicos e digitais;
- Gerir stock de material de escritório e requisitar fornecimentos;
- Gerenciar CRM, elaborar e actualizar bases de dados e listas de contactos;
- Tratar de informações confidenciais e sensíveis com discrição e profissionalismo;
- Manter a confidencialidade em todas as actividades administrativas.
Requirements
- Formação em áreas como Gestão, Secretariado ou Administração (preferencial);
- Experiência prévia em funções administrativas de alto nível ou de secretariado executivo;
- Experiência mínima de 4 anos em funções semelhantes;
- Fluência em português e inglês;
- Organização e Gestão do Tempo: Capacidade de priorizar tarefas e gerir prazos com eficiência;
- Comunicação: Excelentes habilidades de comunicação oral e escrita;
- Atenção ao Detalhe: Cuidado no tratamento de dados e documentos importantes;
- Adaptabilidade: Flexibilidade para lidar com mudanças e multitasking;
- Domínio de Ferramentas: Competência no uso de ferramentas de produtividade (MS Office, ERP, sistemas de gestão de calendários);
- Discrição e Ética Profissional: Capacidade de manter informações confidenciais de forma ética.